Etätyö mainostoimistossa murtaa uskomusten lasikaton
Kuin sukellus syvään päätyyn? Maaliskuussa 2020 Suomi siirtyi käytännössä yhdessä yössä etätyöskentelyyn. Työpöytä tyhjäksi, tavarat kainaloon ja nopea siirtyminen kotiin. Häthätää pystytettiin kotitoimisto, kuka keittiön pöydän reunalle tai olohuoneen nurkkaan, joku onnekkaampi omaan huoneeseen.
Työn tekemisen muutos oli suuri, vaikka työt olivat ennallaan. Miten aloittaa työpäivä? Tuttu kahvikuppi antoi turvaa, mutta muuten rutiinit olivat sekaisin. Kuinka nyt voi testata alitajunnan synnyttämää timanttista ideaa, kun ei voi huikata sermin yli kollegalle tai pallotella aihetta kahvinhakureissulla? Nopea idea kun on helpompi heittää ilmaan leijumaan kuin kirjoittaa ylös. Lähetetäänpä kuitenkin porukkasähköposti, ja toinenkin, kun vastausta ei kuulu…
Ei, ei ja ei. Jos etätyö ei suju ja tuota tulosta, vika on maturiteetissa. Ei siis omassa kypsyydessä, vaan organisaation kypsymättömyydessä etätyön järjestämisessä ja tuloksekkaan etätyökulttuurin luomisessa ja jalostamisessa. COVID-19-pandemian aiheuttama siirtyminen etätyöhön oli niin nopea, että harvat pystyivät heti hyödyntämään sen mahdollisuuksia ja potentiaalia. Valmistautumisaikaa ei ollut eikä tullut. Useimmat organisaatiot ovat tehneet vasta pintaraapaisun etätyön hyötyihin, jolloin muutokset ovat voineet vaikuttaa negatiivisesti ihmisten tuottavuuteen ja hyvinvointiin lyhyellä tähtäimellä. Pitkällä tähtäimellä jokainen organisaatio oppinee tästä pakollisesta muutoksesta – tässä muutamia vinkkejä miten kehittää etätyötä tulevaisuus silmällä pitäen.
Maturiteetti on digitaalinen kypsyystasomittaristo, jolla mitataan kykyä etätyöskentelyyn. Lähteenä olemme tässä mittaristossa käyttäneet WordPressin perustajanakin tunnetun Matt Mullenwegin kirjoitusta. Siihen kannattaa tutustua. Mittaristossa yrityksen valmiustasoja etätyöhön kuvataan tasoilla yhdestä kuuteen:
Etätyön maturiteettitasot
- TASO 1 Epäonnekkaat, etätyö ei mahdollista
- TASO 2 Hidastelijat, asenne etätyön vastainen
- TASO 3 Sopeutujat, luodaan toimisto virtuaalisesti
- TASO 4 Hyötyjät, etujen valjastaminen käyttöön
- TASO 5 Kilpailukyvyn rakentajat, aikariippumaton työ
- TASO 6 Valaistuneet, unelmatilan suunnannäyttäjät
Yleisesti organisaatiot ovat tasolla 3. Me 4D:ssä koemme olevamme korkeammalla, jossain tason 4 ja 5 välimaastossa – emme kuitenkaan tasolla 6, jolla tällä hetkellä ovat vain muutamat kaikkein erikoistuneimpien alojen toimijat. Mainostoimistossa etätyön korkea maturiteetti kertoo siitä, että luovuudelle ja luovan työn tekemiselle ei ole lasikattoa ja rajoja.
Millaista on etätyö mainostoimistossa?
Mikä saa luovuuden kukkimaan, ideat jalostumaan ja työn sujumaan? Vastaus on ihminen ja erilaiset ihmiset. Mainostoimistossa ideoiminen, brändäys, konseptien kehittäminen ja graafiset oivallukset eivät ole ajasta ja paikasta kiinni. Riittää, että on aivot ja teknologia, jota osataan käyttää ja jolla tilanne otetaan haltuun.
Tärkeää etätöissä viestiessä on sopivimman kanavan valitseminen. Mainostoimisto on luontainen edelläkävijä etätyön vaatimissa digitaalisissa kohtaamisissa ja tekniikan hyödyntämisessä. Käytössämme on herkullinen kattaus chattikanavia, videomiittejä, Whatsapp-ryhmiä ja projektinhallintajärjestelmiä, epävirallisia ja virallisia, joiden käyttöyhteys on määritelty tarkoituksenmukaisesti. Sähköpostejakin lähetetään, mutta sähköposti on pääosin ulkoinen yhteyskanava. Etätyön tuloksellisuus paranee, jos asiakkaita saadaan mukaan projektinhallintajärjestelmiin tai pikaviestimiin – tähän meilläkin on pyritty. Ei kaikissa asiakkuuksissa, mutta kaikkein intensiivisimmissä projekteissa.
Reaaliaikaiseen ja vuorovaikutteiseen keskusteluun hyviä kanavia ovat puhelimen lisäksi chatti tai videoyhteys. Niiden välityksellä voidaan pitää tehokkaita ideointipalavereja ja tarkentavia kysymyksiä on helppo esittää. Tosissaan etätyötä tekevälle yritykselle videopalavereissa perusvaatimuksena alkaa olla videokuvan ja mikrofonin jatkuva päällä pitäminen, jonka mahdollistavat toimivat kuulokkeet, sopiva työpisteen valaistus ja toimiva tausta.
Etätyöpäivän runko on tärkeää
Etätyössäkin päivällä pitää olla runko, alku ja loppu. Runko kannattaisi kuitenkin suunnitella liukuvan työajan mukaan, mikä meillä oli aiemminkin käytössä. Näin on tietyt rutiinit aikataulutettu, mutta taataan aamu- tai iltavirkuille yksilölliset parhaat työajat. Aamu alkaa ja päivä päättyy yleisellä Slack-kanavalla heitetyllä tervehdyksellä. Heippojen yhteydessä voi jo vihjata aamuisista tuntemuksista tai illan ohjelmasta yhdellä tai useammalla emojilla. Aamupäivällä on päivästä riippuen viikkis, pikaviikkis tai kaffepaussi. Virtuaaliseen kaffehuoneeseen kokoonnutaan videochattiin jutustelemaan ja puhumaan ajan ilmiöistä sillä porukalla, joka kulloinkin ehtii mukaan.
Muuten etätyöpäivät vaihtelevat kuten päivät yleensäkin, toteuttavan työn ja dediksien ohella on räiskyviä ideointi- ja suunnittelupalavereja, tiimi- ja asiakaskokouksia sekä kehitys- ja koulutustapahtumia. Kaiken ydin on yhteinen sähköinen kalenteri – sinne päivitetään kalenterimerkinnät kuten ennenkin. Näin kollegatkin tietävät onko joku palaverissa, koulutuksessa tai keskellä jotain suunnittelutyötä. Korkealla maturiteettitasolla kalenterimerkintää ei tarvitse erikseen aina täsmentää missä se fyysisesti tapahtuu, kun tekniikka ja kulttuuri mahdollistaa ei-paikkasidonnaisen työskentelyn.
Vauhdissa olevat työt etenevät ja uusia aloituksia sekä jatkojalostusta tehdään Google Meetissä (entinen Hangouts) luovuusprosessin steppien mukaisesti. Ideoita testataan ja harjoitetaan kollegatarkastusta. Ryhmä-, tiimi-, projekti-, idea- ja inspiraatiochanneleihin kilahtelee viestejä pitkin päivää. Mutta kaiken tämän hälyn ja viesti-ilmoitusten keskellä pitää muistaa, että etätöissäkin saa ja pitää olla välillä pois linjoilta. Aika ajoin kaikilla pitää olla rauhaa keskittyä. Tällöin pitää osata kytkeä käytetyistä ohjelmista ilmoitukset, ponnahdusikkunat ja viestiäänet pois päältä. Sillä oikeaan keskittymiseen eivät kuulu keskeytykset tai pyrkimys ”moniajoon”. Korkean maturiteetin organisaatioilla pitää olla myös keino ilmaista halutessaan oma tilapäivityksensä, kuten ”palaverissa”, ”lounastauolla”, ”kahvitauolla”, ”offline” tai ”haluan keskittyä”.
Etätyötavat kehittyvät
Yli miljoona suomalaista siirtyi etätöihin koronakriisin aikana ja tutkimuksen mukaan heistä noin puolet haluaa jatkaa etätöissä koronan jälkeenkin. Tämä tarkoittaa sitä, että työelämä tulee muuttumaan pysyvästi, kun uudet etätyötavat tai ainakin osat siitä jäävät päälle. Etätyöstä siirrytään korkoa korolle -tyyppiseen etävaikuttamiseen.
Maturiteettitasolla 3 luodaan toimisto virtuaalisesti, mutta tasolla 4 huomataan, että enää ei kannatakaan toimia samalla tavalla kuin toimistolla tai yrittää replikoida toimiston tapoja. Tasolla 5 fokus siirtyy tuloksiin ja parhaat ideat voittavat. Tällöin vältetään resurssien tuhlaileva käyttö eikä ole väliä miten tai mihin kellonaikaan ihmiset saavat tuloksia aikaiseksi.
Minkään organisaation taso ei ole staattinen sekä pysyvä, sitä pystyy halutessaan nostamaan. Muutos ei tapahdu päivissä tai viikoissa, mutta panostamalla etätyössä itsensä johtamiseen sekä kehittämällä etäjohtamista ja yhteisiä toimintatapoja matka kohti nirvanaa, eli maturiteettitasoa 6, on käynnissä.
